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档案管理系统

产品简介

众所周知,档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。档案管理指的是对档案资料进行收集、整理、保管、统计和提供利用的活动,档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。过去手工的档案管理方式,容易受人员流动和环境变化而引起的工作量大、查找借阅不方便及档案容易损坏、遗失等问题,随着计算机技术的迅速发展,人们想到了用计算机来进行档案管理。

《明星档案管理系统》是由甘肃明星软件开发公司开发的,用于各单位档案资料的收集、整理、保管、统计和提供利用等,能够实现纸质档案的电子化、数据化及严谨化。本系统开发技术先进,基于J2EE架构设计,B/S网络结构,方便在互联网上协同处理相关事务。本系统以帮助用户实现“高效、精细、规范、科学”管理为开发目的,以“易学实用、界面友好、维护方便、高度自动化”为设计理念,将现代信息技术与先进的档案管理思想相结合,是用户进行高效的档案管理工作的先进技术工具和手段,它的应用将会更好的解决档案容易损坏、遗失及查找借阅不方便等问题。

软件特点 

一、B/S结构模式

B/S(Browser/Server)结构,即浏览器和服务器结构,这种结构的好处在于:一是使用方便,维护简单,易于扩展。客户端不需安装软件,使用浏览器就能登录系统,系统升级和维护只需在服务器上进行。二是数据信息集中管理,保证数据的绝对安全。所有录入系统的数据都存储于服务器上,客户端不负责信息的储存和管理。三是实现网络化办公。可以在任何时间、任何地点、任一能上网的电脑上处理办公事务。

二、功能强大

系统架构涵盖一个单位的所有档案管理事务,能够进行档案的“收集”、“整理”、“修订”、“保管”、“统计”、“销毁”、“提取”及“借阅”等操作。可以将任意纸质档案转换为电子档案,也能够将电子档案转换为纸质档案,电子档案和纸质档案能够按照存放位置一一对应,以方便管理员对各种形式的档案进行多样化的管理。

三、高度自动化

系统在档案的“收集”、“保管”及“借阅”方面实现高度自动化。应用人员只在系统中录入必要的信息,其他全部由系统进行自动处理,无需人工干预。

四、融入先进的管理思想和理念

系统融入了开发者对档案管理的精心研究而形成的先进的管理思想和理念,系统不仅给用户提供了先进的管理工具和手段,同时也提供了先进的管理思想和理念。

五、操作简便

系统界面友好,操作简便,是共性和个性有机结合,通过内部设置和权限分配,展现给应用者的只与自己相关的部分,对具体应用者来说只需点击鼠标就要完成大部分操作。

六、数据安全

系统的应用使所有的档案信息、文件资料都集中存放在服务器上,实现了数据、资料、档案的安全、完整和体系化管理;并使不同的用户拥有不同的权限,保证了档案数据的安全性。

功能介绍

本系统遵循模块化的软件设计思想,把整体功能分为相对独立又彼此关联的部分,以适应不同用户、不同规模的应用系统的需要。“档案管理”下又包含“基础设置”、“类别管理”、“案卷管理”、“档案管理”、“到期档案”、“档案查看”、“档案检索”、“档案统计”、“借阅管理”、“我的借阅”及“系统维护”等子模块。

基础设置 基础设置主要用于设置档案的基础信息,又分为档案室、档案柜、档案层及档案盒设置,可以与实物档案一一对应

类别管理 类别管理主要用于设置档案的类别,使档案更加清晰明了、管理档案时也更加方便容易。

案卷管理 卷管理主要用于设置案卷信息,可以在档案类别下查看、添加或编辑案卷。在案卷管理中,普通用户只能看到自己部门的案卷,如果查看案卷内的档案信息,还需要通过借阅才行,普通的管理员只能看到或编辑本部门的案卷,上级管理员可以看到或编辑本部门及下级部门的案卷信息。有领导身份的人可以直接看到相应的案卷内的档案内容。

档案管理 档案管理主要用于对档案文件进行管理。按照实物档案的存入方式,档案一般存放在某个档案室的某个档案柜中的某层中的某个档案盒中,档案管理系统也采用此方法,以便与实物档案相对应。和案卷管理一样,在档案管理中,普通用户只能看到自己部门的档案,如果查看档案的详细信息,还需要通过借阅才行,普通的管理员只能看到或编辑本部门的档案,上级管理员可以看到或编辑本部门及下级部门的档案信息。有领导身份的人可以直接看到相应的档案的档案内容。

到期档案 到期档案主要用于管理到期档案,尤其是合同类档案,在此可以对那些到期档案做出相应的处理。

档案查看 档案查看主要用于查阅档案信息,所有的用户都拥有此项功能,但每一个用户都只能查看到本部门或下级部门的档案,如果要如果查看档案的详细信息,还需要通过借阅才行,档案管理员、档案审批人员及领导可以不通过借阅直接查看档案内容。

档案检索 档案检索主要用于快速的查找所需档案,可以按“档案”及“案卷”分别进行查询,还可以通过高级查询来根据更详细的条件进行查询。档案检索关键字包括“文件名称”、“备注及“编号”等,支持多关键字检索。

档案统计 档案统计主要用来统计所有案卷及档案以及借出案卷及档案的数目。

借阅管理 借阅管理主要用于对档案借阅进行管理。借阅管理下又有“借阅申请”、“借阅列表”、“超时列表”和“历史记录”这四项。可以对借阅申请进行批准、领取档案及归还档案等操作。

我的借阅 我的借阅主要用于记录自己的借阅信息是,又分为“我的借阅”和“历史借阅”两项。

数据维护 统维护主要用来设置档案管理系统的相应权限、档案的副类型及进行数据备份。


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